اظهارنامه ارزیابی در EFQM قسمت نهم

 رويكرد:
-    ابلاغ برنامه هايي از طريق مركز اطلاع رساني توانير جهت تهيه اطلاعات مورد نياز و ساماندهي اطلاعات و ارسال آن
-    ايجاد هماهنگي وهمكاري با ستاد شركت به منظور جوابگويي نياز اطلاعاتي بخش هاي مختلف
-    ايجاد پايگاه اطلاعات آمار شامل كليه آمار عملكرد شركت در بخش هاي توليد، انتقال ، توزيع و نيروي انساني
-    ارتباط مستمر با ساير سازمانها و مراكز آماري به منظور مبادله اطلاعات
-    شناسايي اطلاعاتي آمار نيروي انساني شركت با توجه به چارچوب هاي آماري و اطلاعات درخواستي توانيرازشركت و مديران سطوح مختلف
-    جمع آوري ،تهيه و تدوين آمار و اطلاعات و گزارشات آماري برق جهت استفاده در مطالعه و برنامه ريزي و بكارگيري روش هاي آماري به منظوركسب اطلاعات و اطلاع رساني و استفاده از دانش افراد با تجربه و با سابقه در تهيه گزارشات.
-    تهيه گزارشات آماري و اطلاع رساني براساس شرح وظايف تعيين شده براي اين دفتر به منظور پاسخگويي نيازهاي اطلاعاتي استفاده كنندگان درون سازماني و برون سازماني
-    اين دفتر علاوه بر گروه آمار ، گروه ديگري تحت عنوان گروه اسناد و مدارك فني دارد. اين گروه علاوه بر شناسايي و جمع آوري اسناد و مدارك فني مربوط به مباحث توليد ، انتقال ، توزيع و فوق توزيع وساير موضوعات صنعت برق به مجموعه سازي ، ساماندهي اسناد ومدارك فني صنعت ، طبقه بندي ، نمايه سازي و  كد گزاري و ذخيره سازي در رايانه براساس نرم افزار تعيين شده مي پردازد.
-    جمع آوري اطلاعات توليد ، انتقال ، توزيع و نيروي انساني با برگزاري جلسات و هماهنگي با مراكز آمار و اطلاعات شركتهاي وابسته و دريافت آمار عملكرد ماهيانه
-    كنترل و مقايسه اطلاعات دريافتي از منابع مختلف و ارتباط مستمر با تهيه كنندگان اطلاعات.
-    وجود بانك اطلاعاتي در بخش هاي توليد ، توزيع ، انتقال و فوق توزيع و نيروي انساني جهت تهيه گزارشات ماهيانه و ساليانه ومورد سيستم رايانه اي رايمهر جهت تهيه گزارشات توانير و ايجاد مرجع اطلاعات صنعت برق و ارسال به توانير
-    تهيه و انتشار گزارشات تحليلي ،مقايسه اي و كارنامه صنعت برق و ارائه شاخص هاي عملكرد و همچنين گزارشهاي مديريتي و قرار گرفتن گزارشات برروي سايت شركت.
-    ارسال اطلاعات توليد ، انتقال ،توزيع بصورت ماهانه از طريق نرم افزار رايمهر و سيستم FTP به مركز اطلاع رساني توانير
-    وجود كنترلهاي مناسب براي محافظت اطلاعات ازدسترسي افراد غيرمجازداخلي وخارجي واطمينان از صحت ويكپارچگي آنها، وجود استاندارد هاي امنيتي، ضد ويروسها و پشتيباني هاي لازم از اطلاعات و همچنين وجود تيم مقابله با حوادث احتمالي حوزه IT و وجود مستنداتي در زمينه اين فعاليتها، بکارگيری فناوری اطلاعات جهت کنترل برنامه ها، فرآيندها، پايش شاخصهای عملکردی و نتايج سازمان، وجود سيستمهای اطلاعاتی مکانيزه جهت پوشش فرآيندهای مربوطه توسط سيستم، يكپارچه سازي در ايجاد سيستم هاي اطلاعاتي.
استقرار :
-    با ارائه نرم افزار رايمهر از طريق مركز اطلاع رساني توانير و نصب آن توسط اين دفتر كليه نيازهاي آماري توانير پس از جمع آوري و تجزيه و تحليل به آن مركز ارسال مي گردد.
-       برگزاري جلسات متعدد با حضور نمايندگان شركت هاي تابعه جهت هماهنگي درتهيه فرمتهاي آماري و نحوه گردآوري اطلاعات
-    گردآوري و تجزيه وتحليل اطلاعات و آمار ، تهيه گزارشات آماري مختلف ماهيانه و ساليانه و موردي جهت شركت و ديگر مراكز .
-    جمع آوري ،ساماندهي، ثبت و رده بندي اسناد و مدارك فني توسط نرم افزار آرشيوان.
-    تهيه گزارش مديريتي آمار نيروي انساني به صورت ماهانه و همچنين نصب نرم افزار نيروي انساني human Resoure توسط كارشناسان توانير در اين دفترو ارسال اطلاعات پرسنلي به صورت هر شش ماه يكبار.
-    تهيه و انتشار گزارشات آماري و مديريتي در زمينه هاي مختلف صنعت برق از قبيل گزارش ماهانه توليدوتوزيع،خلاصه گزارش صنعت برق.
-    نيروي انساني ، بار ، روشنايي معابر ، انرژي هاي توزيع نشده ، فروش ،گزارش هيئت مديره ، كارنامه صنعت برق ، گزارش آمار تفصيلي
-    و گزارشات موردي. به منظور پشتيباني اطلاعاتي شركت برق منطقه اي خوزستان از طريق همكاري وهماهنگي و مبادله اطلاعات آماري

با شركتهاي تابعه و واحدهاي حوزه ستادي و ارسال  اطلاعات به مركز اطلاع رساني توانير ، ارائه آمار و اطلاعات جهت انعكاس در نمايشگاههاو سمينارها و افتتاحيه ها
در زمينه آرشيو مدارك فني :
-    جمع آوري و نگهداري اسناد و مدارك و دستور العملها
-    تفكيك منابع براساس اطلاعات و داده ها
-    ثبت ، نمايه سازي و رده بندي و كد گذاري اسناد( سازماندهي مدارك)
-    تبديل اسناد و مدارك چاپي با اسناد الكترونيكي
-    اشاعه محتواي اسنادو مدارك
-     تهيه فهرست اسناد و مدارك فني بصورت Up-date
-    آماده سازي مدارك بمنظور در دسترس گذاريو ارائه كارشناسان صنعت برق
-    نيازهاي اطلاعاتي در قالب فرم و جداول ابلاغ فرمتهاي اطلاعاتي و منصوب در اختيار متوليان و نمايندگان ستاد و شركتهاي وابسته با توجه به محدوديت زماني تهيه آنها ، قرار داده شده است كه اطلاعات فوق توسط آنها در زمان مشخص به دفتر  آمار و اطلاعات جهت طبقه بندي ، تجزيه ، تحليل و انتشار گزارش ارسال مي گردد با انجام اين فرآيند دسترسي به انبوهي از اطلاعات مربوط به توليد ، انتقال و فوق توزيع ، توزيع و آمار نيروي انساني شركت ميسر شده است.
-    ارائه سيستم رايمهر از طرف توانير به اين دفتر و نصب سيستم رايمهر توسط اين دفتر و ايجاد اين سيستم به عنوان مرجع اطلاعات صنعت برق ، جمع آوري كليه آمار و اطلاعات صنعت برق از شركتهاي وابسته و كلاسه بندي آمار و اطلاعات به عنوان مرجع كامل اطلاعات برق
-    با هماهنگي ايجاد شده با پيمانكار سايت برق كليه اطلاعاتي كه مي بايست بر روي سايت شركت *** به منظور اطلاع رساني قرار گيرد تهيه و در اختيار ايشان قرار گرفت تا طبق برنامه زمان بندي شده بر روي سايت شركت قرار گيرد همچنين كارنامه ساليانه شركت مشتمل بر نمودارهاي مختلف مقايسه اي آمار و اطلاعات و فرمت تعيين شده توسط شركت توانير براي شركت برق منطقه اي منتشر و بر روي CD ذخيره مي گردد كارنامه مورد نظر بر روي سايت برق منطقه اي نيز قرار مي گيرد . تهيه گزارشات آماري از صنعت برق خوزستان و تهيه برونشورهاي اطلاعاتي از اهم فعاليتهاي اين دفتر مي باشد .
-    نرم افزار رايمر توسط دفتر اطلاع رساني توانير تهيه و در اختيار دفتر آمار و اطلاعات اين شركت قرار گرفته است دفار آمار و اطلاعات با نصب نرم افزار فوق  و با توجه به اطلاعات درخواستي جداول موجود آن را تكميل و از طريق سيستم FTP  با توجه به محدديت زماني مقرر شده به مركز اطلاع رساني توانير ارسال مي نمايد . اطلاعات ماهانه و راهبردي سالانه توليد ،انتقال ،توزيع ، فروش ،حداكثر بار از طريق FTP به توانير ارسال مي گردد و ارتباط مستمربا مركز اطلاع رساني توانير كنترل آمار و اطلاعات ارسال شده به توانير با اطلاعات درج شده در كارنامه صنعت برق و دقت در عدم مغايرت آمار.
-    جهت بالا بردن ضريب اطمينان و امنيت شبکه و حفظ و نگهداري داده هاي به اشتراک گذارده شده، ارتقاء Switchهاي شبکه به لايه هاي2 و 3، خريد Firewall و DMZ، خريد فايروال سخت افزاري و نرم افزاري و آنتي ويروس داراي License را در برنامه کاري خود قرار داده و در قرارداد ISP شرکت نيز منظور نموده ايم تا با توجه به بودجه تعيين شده و امکانات موجود بتوانيم به استانداردهاي امنيتي روز دنيا نزديکتر شويم. همچنين استفاده ازDomain  در سرورهاي حساس جهت جلوگيري از استفاده كاربران غيرمجاز، نصب نرم افزار آنتي ويروسNorton Symantec بر روي تمامي کامپيوترهاي متصل به شبکه، شناخت ويروسهاي جديدي که بصورت روزمره انتشار پيدا مي کند و نيز روش مقابله با آنها همچنين اطلاع رساني به کاربران رايانه و ارائه راه حل در هنگام برخورد با مشکلات ناشي از نفوذ ويروسها و برنامه هاي مخرب که عموما از طريق اتصال به اينترنت منتشر مي شوند به منظور کاهش آمار خرابي رايانه ها، Download منظم و نصبService Packهاي جديد، Security Patchها وHot fixها، استفاده از سيستمهاي مکانيزه اي که قابليت Backup گيري اتوماتيک را دارا هستند مانند سيستمهاي ذيحسابي طرحهاي عمراني، سيستم جامع مالي و سيستمهاي اتوماسيون اداري و قرار دادن پشتيبانهاي تهيه شده از هر يک از آنها به صورت دوره اي و منظم بر روي CD يا کامپيوتر ديگر با توجه به حساسيت داده،
از جمله اقدامات انجام شده در اين راستاست. به منظور تسريع درتصميم گيريهاي مهم وفني در حوزه IT و مکانيزمهاي مربوطه در موارد اضطراري، کليه کارشناسان مربوطه در جهت حل مشکلات تشکيل جلسه داده و در مقابل مشکل بوجود آمده با هماهنگي معاونت برنامه ريزي و تحقيقات به حل و فصل آن در سطح شرکت پرداخته ميشود. همچنين درجهت اطمينان از عملکرد صحيح سيستمها و رسيدن به طرح جامع اطلاعاتي و با توجه به حساسيت هاي هر سيستم، شيوه بررسي عملکرد و اطمينان از آن تعيين و به منظور نظارت و اندازه گيري آن، موارد رضايت کاربر، مميزي داخلي در جهت انطباق با گردش اطلاعاتي تعريف، روشهاي نظارت و اندازه گيري محصول با مشخصه هاي تعريف شده ضمن تهيه سيستم بررسي و جلساتی با حضور پيمانکار طراحي سيستم، ناظر و متقاضي سيستم به منظور اجرا و نگهداري آن برگزار مي گردد. به منظور افزايش سرعت و دقت در ذخيره سازي اطلاعات و سهولت دسترسي به آنها جهت بهبود کيفيت خدمات همزمان با کنترل و کاهش هزينه هاي توليد، پردازش، توزيع و بازيابي اطلاعات کاغذي از سيستمهاي مکانيزه جامع منابع انساني شامل 4 بخش (بيمه و رفاه، تشکيلات و طبقه بندي مشاغل، پرسنلي، حضور و غياب و آموزش)، سيستمهاي مکانيزه انبار و کنترل موجودي، مکاتبات و بايگاني اسناد و تدارکات خريد داخل استفاده مي نماييم. همچنين در زمينه 13 زيرسيستم سيستم جامع مالي که از سال 82 آغاز و در دي ماه 83 راه اندازي گرديده و گردش اسناد را در بخش مالي مکانيزه نموده است؛ درحال حاضر بخشهاي برنامه ريزي بودجه وتامين اعتبار، مميزي خريدها، تنخواه، بدون مشكل درحال اجرا ميباشند و زير سيستم هاي ضمانتنامه، مميزي قراردادها، حقوق و دستمزد، اموال، حسابداري انبارها و اموال و تاسيسات، دفترداري(صورتهاي مالي، يادداشتها) نصب و راه اندازي شده و يا درحال رفع اشكالات موردي توسط پيمانكار مربوطه مي باشند. به منظور افزايش کارايي سيستمهاي انبار و تدارکات و ذيحسابي طرحهاي عمراني با اقدام در زمينه خريداري سيستمهايي که از پايگاه داده مطمئنتر و قابليت گزارش دهي بالاتري برخوردار هستند در جهت توسعه و ارتقاء آنها گام برداشته ايم. در حال حاضر جهت پيش بيني شبکه، طراحي، پايداري و عيب يابي شبکه برق از نرم افزارهاي مکانيزه PTI و Dig Silent استفاده ميگردد که اين بخش توسط گروه مطالعات دفتر برنامه ريزي فني از ابتداي تشکيل برق منطقه اي خوزستان ايجاد و بهره برداري گرديده است. در زمينه طرحهاي توسعه و کنترل پروژه هاي در دست اجرا فعلا از نرم افزارهاي Microsoft Project و Primavera استفاده ميشود. در زمينه برآورد بار شبکه برق نرم افزار مکانيزه اي به نام برآورد حداکثر بار و انرژي مورد نياز در بخش دفتر مديريت مصرف و برآورد در حال بهره برداري مي باشد که اين نرم افزار از شرکت توانير تهيه گرديد و به صورت بلند مدت تا سال 1393 محاسبات و برآورد برق را پوشش مي دهد. در زمينه يكپارچه سازي در ايجاد سيستم هاي اطلاعاتي از ابتداي تشکيل شرکت برق منطقه اي در سال 1382 پروژه هايي را آغاز نموده ايم: سيستم يکپارچه جامع مالي شامل 13 زيرسيستم ذکر شده بالا، نرم افزار يکپارچه جامـع منابـع انسانـي شامـل بخشهاي فوق الذکـر همچنين نرم افزارهاي يکپارچه و جامع قبيل ذيحسابي طرحهاي عمراني و مديريت بازرگانـي و انبـارها که در اين زمينه ايجاد ارتباط سيستمهاي مديريت بازرگاني و انبارها و سيستمهاي مالي مشترکين با سيستم جامع مالي در راستاي يکپارچه سازي کل سيستمهاي موجود مد نظربوده و هم اکنون نيز در دست اقدام است. در زمينه پايش شاخصهاي عملکردي و نتايج سازمان و در جهت بهبود عملکرد شرکت و رشد و تعالي آن از شبکه اينترنت که محصول فناوري اطلاعات و يکي از کارآمدترين و پراستفاده ترين شبکه هاي کامپيوتري در سطح جهان است بهره جسته و به کمک آن و از طريق پايگاه اينترنتي شرکت برق منطقه اي با آدرس http://www.kzrec.co.ir از بازخور مشتريان و طرفهاي ذينفع شرکت (نظام پيشنهادات) آگاهي يافته ايم .
ارزيابي وبازنگري :
 برگزاري جلسات با حضور با نمايندگان شركتهاي تابعه جهت بهبود فرمتهاي اطلاعاتي و روشهاي جمع آوري اطلاعات و ارتقاء سطح
كيفي وكمي اطلاعات دريافتي از شركتهاي تابعه در مقايسه با گزارشات سال قبل ، نصب و راه اندازي ويرايش جديد نرم افزار رايمهر.
تهيه خلاصه گزارش عملكرد صنعت برق
تهيه خلاصه گزارشات مديريتي در زمينه هاي مختلف ( نيروي انساني ، انرژي هاي توزيع نشده، بار ، فروش ، روشنايي معابر)
روند كاهش وافزايش نيروي انساني در گزارشات فوق به صورت ماهيانه منتشر مي شود. همچنين نرم افزار نصب شده به صورت فايلهاي 32 فيلدي از اطلاعات پرسنلي تكميل گرديده و هر شش ماه يك بار به معاونت منابع انساني و بهره وري توانير ارسال مي گردد.
در بخش آرشيو با هدف تسهيل وتسريع در دستيابي به اطلاعات موارد ذيل توسط كارشناسان اين دفتر تاكنون اجرا شده است.
1-    ايجاد شناسنامه داده هاورود اطلاعات به صورت دستي
انتقال به پايگاه داده اي شركت ( رايمهر و سايت )
بررسي و مقايسه گزارشات تحليلي و مقايسه آنها با گزارشات و بروشورهاي اطلاعاتي تهيه شده در شركتهاي مشابه وبروز رساني اطلاعات وب سايت شركت بمنظور بهبود و اصلاح وضعيت سيستم مكانيزه، اقداماتي در جهت تغيير سيستم نرم افزاري و همچنين تغيير فرآيند در روند رده بندي  چيدمان صورت گرفته است و در اين رابطه با كارشناسان گروه آرشيو ومدارك فني توانير هماهنگي لازم صورت گرفته است .
ارتباط مستقيم با نمايندگان آمار و اطلاعات شركتهاي وابسته در جهت ايجاد پل ارتباطي براي تسريع در دريافت آمار و اطلاعات.
با توجه به نيازهاي اطلاعاتي كه در فواصل كاري بوجود مي آيد از پيشنهادات و نقطه نظرات استفاده كنندگان اطلاعات با تشكيل جلسات و بحث و تبادل نظر و تجديد نظر در فرمتهاي پيشين و تهيه فرمتهاي جديد با توجه با نيازهاي بوجود آمده استفاده مي گردد. دريافت ويرايش جديد نرم افزاري راي مهر جهت كاملتر شدن مرجع آمار و اطلاعات.
-كنترل مداوم سايت برق منطقه اي خوزستان و ارسال اطلاعات جهت بروز رساني آن
-كنترل بر جلسات مداوم جهت تهيه كارنامه ساليانه صنعت برق خوزستان و هماهنگي با دفتر روابط عمومي برق منطقه اي جهت معرفي شركت تبليغاتي براي تهيه CD  و كتابچه آن
-ارتباط با مراكز آمار و اطلاعات شركتهاي وابسته و برگزاري جلسات جهت تكميل فرمتهاي اطلاعاتي و تسريع در تهيه گزارشات آماري
در گردهمائيهاي ساليانه دفاتر آمار و اطلاعات كه از طرف مركز اطلاع رساني توانير برگزار مي گردد ، عملكرد اين دفاتر مورد ارزيابي قرار گرفته و مشكلات موجود بررسي و رفع مي گردد و بر اين اساس رتبه بندي مي گردند.
در زمينه برنامه هاي آينده جهت جلوگيري از اختلال در شبکه، بهبود كنترل و محافظت داده ها و صحت ويكپارچگي اطلاعات ميتوان از متمركز سازي سرورها دراجراي پروژه ISP، استفاده از Storage Deviceدرجهت پشتيباني و تمرکز اطلاعات مهم و حساس بر روي آن و كنترل محصول قبل از تحويل نهايي به متقاضی بهره برد. همچنين درراستاي اجراي پروژه ISP استفاده از استانداردهاي درنظرگرفته شده راه حلي مطمئن در زمينه بهبود امنيت شبکه خواهد بود. جهت بررسي حوادث احتمالي حوزه IT، مشارکت و عضوگيري از ساير واحدهايي که به هر نحو با اين حوزه مرتبط بوده و يا در تصميم گيريهاي آن بدليل وابستگيها و عواقب شغلي سهيم مي باشند، می تواند مفيد باشد. لذا با بهره گيري از متخصصين واحدهاي يادشده و همچنين افراد با تجربه جهت بررسي وقايع گذشته در حوزه IT و پيش بيني وقايع احتمالي آينده ميتوان طي يکسري مکتوبات مدون، احتمال وقايع، روش برخورد و مقابله سريع و اضطراري با آن را مستندسازي نمود. در زمينه مکانيزاسيون فرآيندها و تصحيح آنها، نظارت، بررسي و تحليل كارشناسي جهت توسعه و يكپارچه سازي سيستمها مد نظر خواهد بود که از آن جمله مي توان به برقراري ارتباط سيستم جامع منابع انساني با سيستم جامع مالي در آينده نزديک اشاره نمود. در زمينه نرم افزارهاي طرح و توسعه طراحي و تهيه يک بانک اطلاعاتي جهت کنترل پروژه ها و بسط و بهينه سازي آن جزء برنامه هاي آتي شرکت است .

زمينه هاي بهبود :
تهيه خلاصه گزارشات مديريتي در زمينه هاي مختلف ( نيروي انساني ، انرژي هاي توزيع نشده، بار ، فروش ، روشنايي معابر)
تسريع در ارسال اطلاعات از شركتهاي وابسطه با پيگيريها و برگزاري جلسات
ايجاد سيستم وب جهت ارسال اطلاعات به مركز اطلاع رساني توانير در آينده نزديك از طريق توانير
شناخت و نياز سنجي نصب سيستم GIS   در شبكه انتقال و فوق توزيع در شركت برق منطقه اي خوزستان
همچنین جهت متمرکز نمودن کليه امور IT شرکت در دفتر فناوری اطلاعات(طرح IT) نامه ای از سوی مدير عامل شرکت به کليه واحدها ابلاغ گرديده است و از اين رو تمامي امور مربوطه با نظارت طرح IT صورت مي پذيرد .
واژه های مرتبط: ایزو، گواهینامه ایزو ، استاندارد ایزو ، شرکت گواهی دهنده ایزو ، مشاوره ایزو ، مشاور ایزو، اخذ ایزو،ایزو 9001 ، الزامات ایزو